Hoje em dia, grande parte dos contactos que recebemos é através de e-mail. Estamos cada vez mais dependentes da nossa caixa de correio electrónico, sentido necessidade de verificá-la cada vez com maior frequência. Quando necessitamos de nos ausentar do escritório ou de casa por um período de tempo superior a um dia ou dois, sentimos necessidade de informar quem nos contacta por e-mail da nossa ausência. Neste tutorial vou explicar como podem definir uma mensagem de resposta automática para quem vos contactar por e-mail durante a vossa ausência.
Existem duas formas distintas de configurar uma mensagem de resposta automática em caso de ausência. A primeira é para contas Exchange normalmente utilizadas no meio empresarial. Para contas pessoais, tipo sapo, temos de utilizar outra forma, através de regras.
Contas Exchange Server
O outlook dispõe de uma opção especial, que apenas é visível quando estamos a utilizar uma conta do tipo Exchange server. Como já disse anteriormente, este tipo de contas é normalmente utilizado no meio empresarial. Se possuirem uma conta deste tipo, deverão ver a opção "Assistente de Ausência Temporária" no Menu Ferramentas do Outlook, como é apresentado na imagem seguinte:
Ao clicarem nessa opção é aberta uma nova janela. Esta janela pode variar de acordo com o tipo de conta Exchange que possuirem, se for da versão 2007, verão a janela seguinte:
Se a conta Exchange for da versão 2003 a janela apresenta tem o aspecto seguinte:
Independentemente da versão, o funcionamento e configuração é relativamente semelhante, apesar da versão 2007 ser mais complexa, e permitir uma maior personalização. Mas para este tutorial vamos apenas explicar como deixar uma mensagem simples do tipo:
Olá,
Encontro-me de férias nas Caraíbas de 20/06/2008 a 20/07/2008.
Para informações urgentes, por favor contacte o meu departamento através dos números:
TELEF: 211111111
FAX: 211111112
E-MAIL: dev-otl@istomesmo.comCumprimentos, e até breve
NC
Este texto deve ser colocado no campo apropriado, de acordo com cada uma das versões:
2003 - Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto:
2007 - Dentro da organização / Fora da Organização
A versão 2007 permite distinguir asrespostas automáticas que são dadas para os contactos dentro da empresa, das respostas dadas para os contactos externos, isto permite por exemplo, colocar um telefone alternativo no texto de resposta apenas para os contactos internos.
Depois do texto definido, basta activar a resposta automática através da selecção da opção:
2003 - Estou fora do escritório no momento.
2007 - Enviar respostas automáticas de ausência temporária.
Na versão 2007 podemos até definir a nossa data de ausência, para que apenas durante essa data sejam enviadas respostas automáticas.
Quando voltarmos de férias, basta voltar a seleccionar a opção inicial, e o envio de mensagens de resposta automática fica novamente desactivado.
Contas POP3 ou IMAP
Para as nossas contas de e-mail pessoais, não dispomos da funcionalidade anterior, pelo que temos de resolver o problema de outra forma.
NOTA: Para este tipo de contas temos de deixar o computador ligado, com o outlook aberto e a verificar se existem mensagens novas de x em x tempo.
Para o caso das contas POP3 ou IMAP, vamos criar uma regra de resposta automática, para simular a funcionalidade de assistente de ausência temporária. Para isso, vamos começar por criar um modelo de reposta automática que vamos utilizar quando estivermos fora do escritório:
-
No Outlook, clicamos no Menu Ficheiro -> Novo -> Mensagem de Correio para criar uma nova mensagem.
-
Na janela que é aberta, vamos introduzir o texto que desejamos, como podem ver na figura seguinte:
-
Depois de termos o texto desejado, vamos clicar no botão redondo, no canto superior esquerdo da janela, e seleccionar a opção Guardar Como -> Guardar Como.
-
Vamos guardar a mensagem com o tipo "Modelo do Outlook (*.oft)", com um nome que identifique facilmente a mensagem, por exemplo: "Resposta Automatica Ferias.oft".
Agora que já temos o modelo de resposta automática, vamos criar a regra para a resposta, clicando no menu Ferramentas -> Regras e Alertas.
-
Na Janela que se abre, clicamos em "Nova Regra…"
-
No assistente de regras que se abre, vamos seleccionar uma das últimas opções, que diz "Verificar mensagens quando chegam", e clicamos em "Next >".
-
No ecrã seguinte, seleccionamos a opção "enviada apenas para mim", e clicamos em "Next >".
-
No ecrã seguinte, seleccionamos a opção "responde utilizando um modelo específico", e clicamos sobre o link "um modelo específico", para podermos escolher o modelo criado anteriormente.
-
Na janela de selecção de modelo, vamos escolher o modelo que criamos, para a resposta automática, seleccionando "Modelos do utilizador no sistema de ficheiros" e escolhendo o modelo. Caso o modelo criado não aparece logo na lista, utilize o botão Procurar para o encontrar.
-
Depois de termos seleccionado o nosso modelo de resposta automática, clicamos em abrir, para o seleccionar.
-
Voltamos para o ecrã da regra, onde vamos clicar em "Next >".
-
No quadro seguinte (excepções), não necessitamos de seleccionar nada, a não ser que necessitem de definir alguma opção especial.
-
Clicamos em "Next >" para prosseguir.
-
No ecrã seguinte, damos um nome à regra, no meu caso, chamei-lhe "Resposta automática de férias". Certificamo-nos de que a opção "Activar esta regra" está seleccionada, e clicamos em "Finish".
- Já temos a regra definida. Basta clicarmos em OK.
Neste momento podemos ir de férias descansados, que os nossos contactos receberão indicação nesse sentido. 
Se tiverem alguma dúvida ou questão, deixem um comentário, ou enviem mensagem para blog.istomesmo@gmail.com
NOTA: Esta regra, só envia uma mensagem de resposta para cada remetente durante uma sessão do Outlook, mesmo que receba mais do que uma mensagem da mesma pessoa.
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Junho 16th, 2008 s 14:27
Eu passo esta trabalheira com o Office 2003 aqui na empresa. O pior é ter que ficar ligando o PC uma vez por dia para baixar e responder as mensagens.
Junho 17th, 2008 s 19:52
Como eu crio modelos usando o pacote office 2003?
Nao aparece a opção de salvar modelos no meu outlook 2003 aqui, nao…
Grato,
Julho 18th, 2008 s 20:13
uma soluçao pra nao ficar tendo de ligar todos os dias e configurar diretamente no webmail a opçao de resposta automatica, desta forma o seu provedor de e-mail faz tudo sozinho e vc fica livre.
Agosto 4th, 2008 s 23:20
@Thiago Luiz Torquato
Com esta opção enquanto estiver de férias, e tiver uma conta exchange, o servidor envia reposta de forma automática, não é necessário ter de ligar o pc todos os dias.
Espero ter esclarecido.
Agosto 4th, 2008 s 23:23
@Saulo Ferraz
No outlook 2003, o nome é outlook template, e o ficheiro fica com a extensão .oft.
Basta escrever a mensagem e escolher “guardar como/salvar como/save as” e depois seleccionar a opção outlook template.
Espero ter esclarecido.
Agosto 4th, 2008 s 23:24
@ronaldo
É isso mesmo ronaldo, configurando a reposta automática, não é necessário efectuar mais nada, é tudo tratado pelo servidor.
Obrigado pelo comentário.
Agosto 5th, 2008 s 11:48
Amigo, no meu outlook 2003 do pacote office professional, nao aparece essa opção de salvar como > salvar como tipo: template…
Mas, terminei resolvendo fazendo o modelo por um outlook 2007.
abs!
Agosto 15th, 2008 s 8:47
@Saulo Ferraz
Ainda bem que conseguiu de outra forma.
Fevereiro 4th, 2009 s 12:08
Na empresa que eu trabalho usamos o exchange, mas esta configuração de ausência temporária só responde se a máquina que foi configurada estiver ligada e com o Outlook aberto… Não dá pra deixar o pc ligado durante as férias… É assim mesmo?
Fevereiro 18th, 2009 s 20:42
@Alex
Se utilizam Exchange, então não é necessário deixar o Outlook aberto. Apenas é necessário configurar a mensagem de ausência como indicado na primeira parte do tutorial. Depois o exchange trata de enviar a resposta de forma automática, sem ser necessário ter o Outlook aberto enquanto nos ausentamos. Apenas no caso de não estarmos a utilizar Exchange é que isso é necessário.
Qualquer dúvida é só deixar comentário.
Abril 15th, 2009 s 16:02
Hey, cool tips. I’ll buy a bottle of beer to the man from that chat who told me to visit your blog
Junho 10th, 2009 s 17:02
Utilizo o Microsoft Outlook 2003 e gostaria de saber se consigo fazer a configuração de respostas automaticas de férias e deixar o pc desligado. Se sim como devo proceder,
obrigado,
Julho 22nd, 2009 s 14:12
Olá amigos!
Preciso saber:
Estou com um usuário que está se desligado da empresa e preciso fazer esta configuração de resposta automática no Outlook 2003, mas eu preciso saber por quantos dias ela vai ficar ativa?
Preciso de mais detalhes…
Abril 1st, 2010 s 14:44
Parabéns pela instrução, foi demais, deu tudo certo.
Valeu.
Julho 13th, 2010 s 14:01
Pessoal, para aqueles que tem problema para salvar a mensagem no Outlook 2003, vou dar-lhes uma dica: Antes de criar a Mensagem de Ausencia, façam o seguinte: Ferramentas >>> Opções >>> Guia Formato de E-mail >>> no Campo “Formato de Mensagens”, deixe selecionado HTML, e depois deixe selecionado apenas a caixa “Usar o Microsoft Office Word 2003 para ler no e-mails no Formato RTF. Pronto agora vocês poderão salvar no Formato .oft, mas não esqueçam de deixar como estava antes no “Formato de E-mail” após criar esta regra. Abraço a todos!
Agosto 11th, 2010 s 21:14
olá…segui o passo a passo de criar regra para ausencia de tempoaria porém está dando erro….alguma sugestão para me ajudar??
Dezembro 20th, 2010 s 17:30
Olá.
Fiz todas estas configurações passadas acima. deu tudo certo porem quando recebo o e-mail abre a mensagem de erro. “Não é possível responder à mensagem.” tenho office Basic 2007, original. Como posso fazer para que responda sem erros? Quem puder me ajudar eu agradeço.
Dezembro 22nd, 2010 s 19:35
E como faz pra desativar o aviso temporário depois?
Dezembro 27th, 2010 s 15:29
Dayana para quando você quiser desativar é só você ir em Ferramentas / Regras e Alertas encontrar a regra que você deseja e desativar ela ou excluir. Porem se você excluir e precisar ela novamente você vai precisar criar ela tudo de novo. Então aconselho a só desativá-la.
Fevereiro 9th, 2011 s 11:31
Valeu, brother
Boa dica.
Março 4th, 2011 s 18:07
Olá,
na empresa que eu trabalho usoo outlook 2007, mas nao tem essa Exchange server. e nao em no menu Ferramentas “Assistente de Ausência Temporária”
como eu faço pra mandar esse tipo de mensagens entao?
Obrigada
Maio 13th, 2011 s 18:51
Poxa! muito obrigado! me ajudou muito!
Julho 7th, 2011 s 13:10
Fiz esta configuração e funcionou quase que perfeito por um detalhe.
Um usuãrio tb tinha esta configuração habilitata. Então acabamos que recebemos mais de 1000 respostas de um para o outro. Ou seja, ficou em loop.
Algué tem ideia de como resolver?…
Julho 21st, 2011 s 9:20
Olá Willian.
Para resolver este problema seu você pode criar uma regra com exceções. Nas exceções você pode colocar “exceto se o corpo da mensagem contiver palavras especificas” ai você pode colocar algum texto com, por exemplo, uma parte do próprio texto que você criou para mandar o aviso que estaria de férias, ou outras palavras como “férias”, porem deve tomar cuidado com as palavras que você vai colocar, pois ele pode não responder uma pessoa que você mandou o e-mail e esta pessoa estivesse de férias, por exemplo, ai mesmo que alguém esteja configurado quando você receber esta mensagem novamente ele não deve mandar para esta pessoa novamente e elimina este seu problema.
Julho 29th, 2011 s 15:59
Olá Nuno Costa!!!
Você me livrou de uma!!! nem é preciso ligar o PC??!!! Rsrsrsrsr. Agora que vou curtir mesmooooo.
Posso confiar, nao posso???
Valeu!! excelente post.
Abraço
Agosto 30th, 2011 s 18:01
Este foi o único tutorial que me ajudou de verdade!
Parabéns.
Outubro 11th, 2011 s 11:27
Para mim ocorre a mensagem: Regras em erro “Não foi possível responder a mensagem”. Fiz o procedimento acima, porém de vez em quando aparece esta mensagem…o que pode ser ?
Dezembro 15th, 2011 s 9:47
1º) Tenho que deixar o PC Ligado nas Férias? A empresa estará fechada!
Como eu devo fazer?
2º) está dando erro - todas as vezes que eu recebo mensagem, inclusive na caixa: Regras quando acessada aparece entre parenteses (erro) na regra que eu criei.
Como eu faço?
Valeuuuuuuuuuuu
Dezembro 15th, 2011 s 21:13
@Elisabete
Olá, se o seu e-mail é baseado em Exchange então o computador não necessita de ficar ligado.
Relativamente ao erro, apenas com esta informação não conseguimos ajudar.
Dezembro 16th, 2011 s 7:59
Bom dia,
No caso de configurarmos a nossa conta como diz, depois de activar , como fazemos para desactivar esta opção?
Dezembro 17th, 2011 s 14:11
@Fernando
Para o caso das contas exchange, é definida uma data de inicio e de fim quando se configura a mensagem de ausência.
Para as outras contas, basta remover a regra quando chegar das férias.
Esperamos ter ajudado.
Dezembro 21st, 2011 s 10:42
Bom dia,
No meu caso eu trabalho com o 2003, e pretendo que o e-mail ao chegar ao Outlook, seja reencaminhado automaticamente para uma conta de Gmail que tenho num iPhone, contudo não quero que os clientes recebem qualquer tipo de mensagem “fora de escritório”. Sei que no 2007 caso não se coloque qualquer tipo de informação na opção ausência de escritório, o e-mail é reencaminhado sem que o cliente se aperceba (não recebe qualquer tipo de alerta). Será que me poderiam dar uma dica?
Obrigado.
Dezembro 21st, 2011 s 19:31
@Filipe
No seu caso o melhor talvez seja a definição de uma regra temporária, que reencaminha todos os e-mails para a sua conta no Gmail.
Tipicamente esta regras são processadas ao nível do servidor, pelo que não necessita de deixar o pc ligado.
Mas o melhor é efectuar um teste antes de ir de férias para garantir que está tudo ok.
Esperamos ter ajudado.
Janeiro 4th, 2012 s 19:28
Senhores(as),
Trabalho com infra, e vejo poucos posts tão detalhado e completo como este.
Parabéns a todos que participaram e obrigado, pois sanaram um dúvida minha.
Atenciosamente,
Marcelo.
Janeiro 6th, 2012 s 16:23
Olá. Uso o outlook 2010 e não consegui de jeito nenhum aonde fica essa opção de ativar aviso de férias. Alguém pode ajudar?
Janeiro 8th, 2012 s 19:36
@Rebeca
Olá, para o outlook 2010, deverá clicar no canto superior esquerdo em File (Ficheiro) e no ecrã que é aberto deve estar visível a opção de mensagens de ausência.
Esta opção só é visível em contas Exchange Server.
Espero ter ajudado.