Isto Mesmo Even this

Hoje em dia, grande parte dos contactos que recebemos é através de e-mail. Today, much of contacts we receive is through email. Estamos cada vez mais dependentes da nossa caixa de correio electrónico, sentido necessidade de verificá-la cada vez com maior frequência. We are increasingly dependent on our e-mail boxes sense necessary to check it out ever more frequently. Quando necessitamos de nos ausentar do escritório ou de casa por um período de tempo superior a um dia ou dois, sentimos necessidade de informar quem nos contacta por e-mail da nossa ausência. When you need to leave your office or home for a period of time than a day or two, we need to inform people in contact by e-mail in our absence. Neste tutorial vou explicar como podem definir uma mensagem de resposta automática para quem vos contactar por e-mail durante a vossa ausência. In this tutorial I will explain how they can set an automatic reply message to those who contact you by e-mail during your absence.

Existem duas formas distintas de configurar uma mensagem de resposta automática em caso de ausência. There are two ways to set up an automatic reply message, in case of absence. A primeira é para contas Exchange normalmente utilizadas no meio empresarial. The first is for Exchange accounts normally used in business. Para contas pessoais, tipo sapo , temos de utilizar outra forma, através de regras. For personal accounts, like frog, we must use another form, through rules.

Contas Exchange Server Exchange Server accounts

O outlook dispõe de uma opção especial, que apenas é visível quando estamos a utilizar uma conta do tipo Exchange server. The outlook has a special option that is visible only when we are using an Exchange server account type. Como já disse anteriormente, este tipo de contas é normalmente utilizado no meio empresarial. As I said earlier, this type of accounts is usually used in the business. Se possuirem uma conta deste tipo, deverão ver a opção "Assistente de Ausência Temporária" no Menu Ferramentas do Outlook, como é apresentado na imagem seguinte: If you have an account of this kind, should see the "Wizard of Temporary Absence" in the Outlook Tools menu, as shown in the image below:

Ao clicarem nessa opção é aberta uma nova janela. By clicking on this option opens a new window. Esta janela pode variar de acordo com o tipo de conta Exchange que possuirem, se for da versão 2007, verão a janela seguinte: This window may vary with the type of account Exchange that have, if the version 2007, will see the following window:

Se a conta Exchange for da versão 2003 a janela apresenta tem o aspecto seguinte: If the account is Exchange 2003 version of the window displays have the following aspect:

Independentemente da versão, o funcionamento e configuração é relativamente semelhante, apesar da versão 2007 ser mais complexa, e permitir uma maior personalização. Whatever the version, operation and configuration is relatively similar, despite the 2007 version is more complex, and allow for greater customization. Mas para este tutorial vamos apenas explicar como deixar uma mensagem simples do tipo: But for this tutorial we will explain how to make just a simple message like:

Olá, Hello,
Encontro-me de férias nas Caraíbas de 20/06/2008 a 20/07/2008. I am on vacation in the Caribbean from 20/06/2008 to 20/07/2008.
Para informações urgentes, por favor contacte o meu departamento através dos números: For urgent information, please contact my office through the numbers:
TELEF: 211111111 Phone: 211111111
FAX:      211111112 FAX: 211111112
E-MAIL: dev-otl@istomesmo.com E-MAIL: dev-otl@istomesmo.com

Cumprimentos, e até breve Regards, and even brief
NC CN

Este texto deve ser colocado no campo apropriado, de acordo com cada uma das versões: This text should be placed in the appropriate field, according to each of the versions:

2003 - Responder automaticamente somente uma vez a cada remetente com o seguinte texto: 2003 - Responding automatically only once to each sender with the following:
2007 - Dentro da organização / Fora da Organização 2007 - Within the organization / Outside the Organization

A versão 2007 permite distinguir asrespostas automáticas que são dadas para os contactos dentro da empresa, das respostas dadas para os contactos externos, isto permite por exemplo, colocar um telefone alternativo no texto de resposta apenas para os contactos internos. Version 2007 allows automatic asrespostas distinguish which are given to the contacts inside the company, the answers to the external contacts, that allows for example, place a phone alternative in the text of a reply only for the internal contacts.

Depois do texto definido, basta activar a resposta automática através da selecção da opção: After the text defined, simply activate the automatic response by selecting the option:

2003 - Estou fora do escritório no momento. 2003 - I am out of the office at this time.
2007 - Enviar respostas automáticas de ausência temporária. 2007 - Send automatic replies from the temporary absence.

Na versão 2007 podemos até definir a nossa data de ausência, para que apenas durante essa data sejam enviadas respostas automáticas. In the 2007 version can even set the date of our absence, so that only during that time are sent automatic replies.

Quando voltarmos de férias, basta voltar a seleccionar a opção inicial, eo envio de mensagens de resposta automática fica novamente desactivado. When we get back from vacation, simply re-select the original option and the mailing of automated response is again disabled.

Contas POP3 ou IMAP POP3 or IMAP accounts

Para as nossas contas de e-mail pessoais, não dispomos da funcionalidade anterior, pelo que temos de resolver o problema de outra forma. For our e-mail accounts personal, we do not have the functionality before, so we have to solve the problem differently.

NOTA: Para este tipo de contas temos de deixar o computador ligado, com o outlook aberto ea verificar se existem mensagens novas de x em x tempo. NOTE: For this type of accounts we have to leave your computer on with Outlook open and see if there are new messages from x to x time.

Para o caso das contas POP3 ou IMAP, vamos criar uma regra de resposta automática, para simular a funcionalidade de assistente de ausência temporária. In the case of POP3 or IMAP accounts, we will create a rule of automatic reply, to simulate the functionality of assistant temporary absence. Para isso, vamos começar por criar um modelo de reposta automática que vamos utilizar quando estivermos fora do escritório: For that, we start by creating a model of automatic response that we use when we are out of the office:

• No Outlook, clicamos no Menu Ficheiro -> Novo -> Mensagem de Correio para criar uma nova mensagem. In Outlook, clicking on the File -> New -> Message to create a new mail message.
• Na janela que é aberta, vamos introduzir o texto que desejamos, como podem ver na figura seguinte: In the window that opens, we will enter the text you want, as you can see the following picture:

• Depois de termos o texto desejado, vamos clicar no botão redondo, no canto superior esquerdo da janela, e seleccionar a opção Guardar Como -> Guardar Como . After having the desired text, we click the round, in the upper left corner of the window, and select the Save As -> Save As.

• Vamos guardar a mensagem com o tipo "Modelo do Outlook (*.oft)", com um nome que identifique facilmente a mensagem, por exemplo: "Resposta Automatica Ferias.oft". Let's save the message to type "Outlook Template (*. oft)," with a name that easily identifies the message, for example: "Answer Ferias.oft Automatica."

Agora que já temos o modelo de resposta automática, vamos criar a regra para a resposta, clicando no menu Ferramentas -> Regras e Alertas. Now that we have the type of response, we will create a rule for the answer by clicking on the Tools menu -> Rules and Alerts.

• Na Janela que se abre, clicamos em " Nova Regra… " In the window that opens, click the "New Rule ..."

• No assistente de regras que se abre, vamos seleccionar uma das últimas opções, que diz " Verificar mensagens quando chegam ", e clicamos em " Next > ". In the wizard of rules that opens, we will select one of the last options, that says "Check messages when they arrive," and click "Next>".

• No ecrã seguinte, seleccionamos a opção " enviada apenas para mim ", e clicamos em " Next > ". On the next screen, select "sent only to me," and click "Next>".

• No ecrã seguinte, seleccionamos a opção " responde utilizando um modelo específico ", e clicamos sobre o link " um modelo específico ", para podermos escolher o modelo criado anteriormente. On the next screen, select the option "answered using a specific template" and click on the link "a particular model," so we can choose the template you created earlier.

• Na janela de selecção de modelo, vamos escolher o modelo que criamos, para a resposta automática, seleccionando " Modelos do utilizador no sistema de ficheiros " e escolhendo o modelo. In the window for selecting model, we choose the model have created the automated reply by selecting "Models of the user to the file system" and choosing the model. Caso o modelo criado não aparece logo na lista, utilize o botão Procurar para o encontrar. If the model created does not appear soon on the list, use the Browse button to find it.

• Depois de termos seleccionado o nosso modelo de resposta automática, clicamos em abrir, para o seleccionar. After we have selected our model of automated response, click Open, to select it.
• Voltamos para o ecrã da regra, onde vamos clicar em " Next > ". Back for the display of the rule, where we click "Next>".
• No quadro seguinte (excepções), não necessitamos de seleccionar nada, a não ser que necessitem de definir alguma opção especial. The following table (exceptions) do not need to select anything, unless you need to define any particular option.

• Clicamos em " Next > " para prosseguir. Click on "Next>" to proceed.
• No ecrã seguinte, damos um nome à regra, no meu caso, chamei-lhe "Resposta automática de férias". On the next screen, we give a name to the rule, in my case, calling it "Vacation responder." Certificamo-nos de que a opção " Activar esta regra " está seleccionada, e clicamos em " Finish ". Certificamo us that the "Enable this rule" is selected, and click "Finish".

• Já temos a regra definida. We already have the rule set. Basta clicarmos em OK. Just click OK.

Neste momento podemos ir de férias descansados, que os nossos contactos receberão indicação nesse sentido. Right now we can go on holiday rest, that our contacts will receive indication to that effect.

Se tiverem alguma dúvida ou questão, deixem um comentário, ou enviem mensagem para blog.istomesmo@gmail.com If you have any questions or concerns, leave a comment, or send message to blog.istomesmo @ gmail.com

NOTA: Esta regra, só envia uma mensagem de resposta para cada remetente durante uma sessão do Outlook, mesmo que receba mais do que uma mensagem da mesma pessoa. NOTE: This rule, only sends a message to reply to each sender during a session of Outlook, even if it receives more than a message to that person.

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publicado por NC Etiquetas: fora escritório , mensagem ausência , mensagem férias , Outlook , reposta automática published by CN Labels: outside office, no message, leave message, Outlook, automatic response